Čistota v datech: Proč ji Vaše CRM potřebuje?

Častým problémem obchodníků i marketingových profesionálů je stále rostoucí, nekontrolovatelná gigantická hromada irelevantních, chybných a zastaralých údajů o zákaznících. Chcete-li se vyhnout problému než bude příliš pozdě, tak si zvykněte na čistění dat.

Dle studií až 30 % firemních dat každoročně zastarává z různých důvodů. Společnosti se mění, jejich příjmy rostou či klesají, najímají nové vedoucí nebo se jednoduše přesouvají kanceláře. Během několika dní tak Vaše CRM zaplní spousta chyb a nekonzistencí.

Čištění dat by tak mělo být stejně tak důležité, jako jakýkoli jiný krok Vašeho prodejního procesu.

Co je čištění dat?

Čištění dat je proces detekce a odstranění poškozených nebo nepřesných záznamů, které Vaše CRM obsahuje. Bez pravidelného procesu čištění dat nastane řada problémů, kterým je lepší se vyhnout, jelikož vaše prodejní týmy spoléhají na kvalitu dat v CRM.

Špatné data mohou např. způsobit delší prodejní cykly kvůli neefektivnosti a časově náročným administrativním úkolům. Bez zdravého CRM budou mít prodejci potíže s hledáním korektních informací a budou tak trávit čas ověřováním těch, které již zastaraly.

Naštěstí je oprava tohoto problému nesmírně jednoduchá:

  • nejprve identifikujte poškozená data
  • a poté podle potřeby odstraňte, opravte a aktualizujte.

Nenechávejte na svá data prášit

Obvykle existují dva okamžiky, kdy společnosti obrátí svou pozornost na čištění dat:

  • když migrují z jednoho CRM do druhého,
  • nebo když implementují CRM poprvé.

Než však budete hledat řešení, neměli byste čekat, než onen problém vyleze na povrch. Je třeba, abyste se zaměřili na čištění dat hned teď, pokud jste tak ještě neučinili.

Stejně jako prachu na vašich regálech nelze zabránit špatným datům. To platí zejména, když spoléháte na to, že vaši pracovníci v určitém okamžiku zadávají data. Objevují se totiž chyby zadávání, překlepy a další lidské chyby, které při ručním zadávání dat nikdy nezmizí.

6 kroků k čištění dat

1. Opravte problémy s používáním velkých a malých písmen (může jít např. o jména, adresy)

2. Konsolidujte a standardizujte – v chaotickém CRM najdete např. názvy „Ředitel obchodu“ i „Obchodní ředitel“, které popisují stejnou pozici. Tato nekonzistence znesnadní filtrování a nalezení správných dat.

3. Odstraňte nadbytečná pole – dejte pozor, aby neexistovalo více polí pro stejný účel, které způsobují nadýmání databáze nadbytečnými informacemi.

4. Nebojte se stisknout smazat – Pokud jste budovali svou databázi delší dobu, tak je pravděpodobné, že máte mnoho kontaktů, které se již s Vaší nabídkou a obsahem nezabývají. Společnost navíc již nemusí existovat nebo v ní kontakt nemusí pracovat. Vše tedy identifikujte a odstraňte.

5. Zbavte se duplikátů – Databáze kontaktů, která nabobtnala mimo kontrolu, je pravděpodobně přeplněná duplicitními položkami. K tomu dochází např. když dva různí prodejci zadají informace o stejné organizaci. K tomu je výborná např. funkce Slučování duplicitních záznamů. Vzhledem k tomu, že takovéto záznamy mohou mít velké množství podzáznamů, tak je účelné všechny zachovat.

6. Stanovte některá základní pravidla – Kromě pravidelného čištění dat musíte zajistit, aby Vaše databáze zůstala uklizená, zabraňovat duplikátům a podporovat standardizaci. Za tímto účelem nastavte zásady a pravidla, která omezují informace, které mohou obchodní zástupci zadávat do Vašeho CRM.