Platfforma Microsoft 365 a hlavně její produkt SharePoint je dlohodobě používán pro tvorbu, úpravy, sdílení a další operace s dokumenty.
Platformu Microsoft 365 používá velmi mnoho klientů a proto jsme připravili integraci na tuto platformu.
Integrace na Microsoft 365 SharePoint/OneDrive slouží pro vkládání a práci s dokumenty a jejich zobrazování pod jednozlivými záznamy v CORIPO.
Proč vlastně napojit CORIPO na SharePoint?
Většina klientů používá SharePoint jako „odkladiště“ dokumentů tak, že vytvoří složkovou stukturu a do ní ukládají dokumenty. Časem vytvořená struktura „bobtná“ a dochází k tomu, že:
- uživatelé si vytváří složky jak potřebují a nebudují systém neboť SharePoint je neomezuje,
- to má z a následek, že proklkat se složkovou stukturou bývá velký problém, je potřeba mnoho kliknutí než se dostanou k potřebnému dokumentu,
- po čase, hlavně když se mění zaměstnanci si nikdo přesně nepamatuje k čemu ta či ona složka sloužila,
- vkládané soubory je potřeba pojmenovat, protože na sobě nemají metadata, aby bylo zjevné co je obsahem dokumentu a tak uživatelé nazývají souboru dle svého uvážení,
- dokumenty, které tvoří uživatelé se nevytváří podle nějaké šablony a tak je dost často každý dokument jiný a
- mohli bychom pokračovat dále při vyjmenovávání nevýhod…
Co přinese napojení na CORIPO?
CORIPO je tvořeno jednotlivými databázovými záznamy, které mají atributy a v případě, kdy se založí záznam v CORIPO tak se vytvoří na pozadí složka v předem definované strukutře SharePoint.
Uživatelé následně nehledají dokumeny ve složkové struktuře, ale řeknou si: potřebuji najít nabídky od firmy.
V CORIPO vyhledají Firmu a pod ní uvidí Nabídky, kdy budou procházet záznam po záznamu a pod jednotlivými Nabídkami uvidí přímo potřebné soubory.
Nemusí tak složitě hledat dokumenty ve složkové struktuře, ale dostanou se rychle k potřebným strukturovaným informacím.
Hlavní vlastnosti napoojení SharePoint na CORIPO
Integrace CORIPO na Microsoft 365 SharePoint/OneDrive má tyto hlavní vlastnosti/umí:
- Automatizovaně vytváří strukturu složek podle nastavení a zobrazovat jejich obsah v detailu příslušného záznamu
- Vkládat/nahrávat libovolné dokumenty.
- Otevřít jednotlivé složky v platformě Microsoft 365.
- Zobrazovat historii verzí každého dokumentu.
- Otevřít dokument v přímém náhledu v online zobrazení.
- Stahovat uložené dokumenty.
