Platforma Microsoft 365, především její produkt SharePoint, je dlouhodobě používán pro tvorbu, úpravy, sdílení a správu dokumentů.
Platformu Microsoft 365 používá velmi mnoho klientů, a proto jsme připravili integraci na tuto platformu.
Integrace na Microsoft 365 SharePoint/OneDrive slouží pro vkládání a práci s dokumenty a jejich přehledné zobrazování pod jednotlivými záznamy v CORIPO.
Proč vlastně napojit CORIPO na SharePoint?
Většina klientů používá SharePoint jako „odkladiště“ dokumentů tak, že vytvoří složkovou strukturu a do ní ukládají dokumenty. Časem vytvořená struktura „bobtná“ a dochází k tomu, že:
- uživatelé si vytváří složky podle aktuální potřeby, bez jednotného systému, neboť SharePoint je v tomto neomezuje,
- to má z a následek, že proklikat se složkovou strukturou bývá velký problém, je potřeba mnoho kliknutí než se dostanou k potřebnému dokumentu,
- po čase, hlavně při změně zaměstnanců, se ztrácí přehled o tom, k čemu jednotlivé složky slouží,
- vkládané soubory je potřeba pojmenovat, protože na sobě nemají metadata, aby bylo zjevné co je obsahem dokumentu, a tak uživatelé nazývají soubory dle svého uvážení,
- dokumenty, které tvoří uživatelé, se nevytvářejí podle žádné šablony, a tak je dost často každý dokument jiný a
- mohli bychom pokračovat dále při vyjmenovávání nevýhod…
Co přinese napojení na CORIPO?
CORIPO je tvořeno jednotlivými databázovými záznamy, které mají definované atributy. Při založení nového záznamu v CORIPO se na pozadí automaticky vytvoří složka v SharePoint podle předem definované struktury.
Uživatelé následně nehledají dokumenty ve složkové struktuře, ale řeknou si: potřebuji najít nabídky od konkrétní firmy.
V CORIPO vyhledají danou Firmu a pod ní uvidí její Nabídky, kdy budou procházet záznam po záznamu a pod jednotlivými Nabídkami uvidí přímo potřebné soubory.
Nemusí tak složitě hledat dokumenty ve složkové struktuře, ale dostanou se rychle k potřebným strukturovaným informacím.
Hlavní vlastnosti napojení SharePoint na CORIPO
Integrace CORIPO na Microsoft 365 SharePoint/OneDrive má tyto hlavní vlastnosti a umožňuje:
- Automatizovaně vytváří strukturu složek podle nastavení a zobrazovat jejich obsah v detailu příslušného záznamu
- Vkládat/nahrávat libovolné dokumenty.
- Otevřít jednotlivé složky v platformě Microsoft 365.
- Zobrazovat historii verzí každého dokumentu.
- Otevřít dokument v přímém náhledu v online zobrazení.
- Stahovat uložené dokumenty.
Napojení CORIPO na SharePoint přináší pořádek do dokumentů, zjednodušuje práci uživatelům a propojuje data s konkrétními obchodními, projektovými nebo servisními záznamy.
